🧩 Un événement est un système complexe... Et pourtant, les professionnels arrivent à le rendre simple. 🧩
Organiser un événement peut sembler être un défi insurmontable en raison de sa complexité. Pourtant, les professionnels de l'événementiel réussissent à simplifier cette complexité en mettant en place des stratégies et des méthodes efficaces.
Voici comment on transforme la complexité en simplicité :
1️⃣ Planification rigoureuse : On commence par établir un plan détaillé qui tient compte de tous les aspects de l'événement, des objectifs aux contraintes budgétaires en passant par le choix des prestataires. L'habitude nous donne des réflexes dès cette étape.
2️⃣ Gestion des priorités : On ne peut pas tout faire en même temps. En identifiant les éléments essentiels et en les hiérarchisant, on est en mesure de se concentrer sur les aspects les plus importants de l'événement et de gérer efficacement le combo temps/ressources.
3️⃣ Communication claire et transparente : Tu n'imagines pas à quel point on se voit et on se parle quand on produit un événement. Une communication ouverte et régulière entre toutes les parties prenantes nous permet d'anticiper les problèmes et de prendre des décisions rapidement.
4️⃣ Systèmes et processus éprouvés : On s'appuie surtout sur des méthodes et des outils qui ont fait leurs preuves pour simplifier la gestion des différentes tâches. Excel n'a plus de secret pour nous, tout comme les plateformes de réservation en ligne.
5️⃣ Flexibilité et adaptabilité : On est préparé à faire face aux imprévus. On doit s'adapter sans cesse, ce qui nous permet de gérer efficacement la complexité et de garantir la réussite de l'événement.
Je ne compte plus les fois où tout change du tout au tout et qu'il faut trouver une solution.
Je me souviens d'une fois où il a fallut aller acheter pendant la pause d'une plénière des BN, en déposer un paquet pour chaque personne (300 en tout) parce que le patron en avait parlé juste avant dans son speech non préparé...
6️⃣ Délégation et travail d'équipe : Le travail en équipe, c'est la clé. On dispatche beaucoup les responsabilités. C'est un peu l'armée d'un point de vue organisation. On sait qui fait quoi et qui est responsable de quoi. Ainsi, on peut se concentrer sur les aspects stratégiques tout en assurant une gestion optimale des détails. La fameuse prise de recul.
Une responsable logistique va rendre simple chaque moment passé sur place d'un participant. Fluidité des transports, fluidité des repas, fluidité d'hébergement.
Dans mon accompagnement de rédacteur en chef et de directeur des contenus, j'essaie de rendre simple chaque prise de parole. Simple à dire et Simple à comprendre pour l'auditoire.
Un topeur va rendre le live fluide et sans heurt.
Tout parait simple quand on est bien entouré et bien accompagné.
En résumé, les professionnels de l'événementiel réussissent à rendre les événements moins complexes grâce à une planification rigoureuse, une gestion des priorités, une communication claire, des processus éprouvés, une adaptabilité et un travail d'équipe efficace.
Dit moi en commentaires si ca t'intéresse que je partage mon système d'organisation
NB : je parle tous les jours d'événementiel sous toutes ses formes. Pense à me suivre sur LINKEDIN